Para alcanzar los objetivos o metas que un emprendimiento se ha propuesto, se necesita de una guía que brinde una estructura y un control . Esta guía es el Plan de Acción; documento que establece una a una y al detalle las tareas y actividades a realizar, así como los plazos y las responsabilidades.
En el Plan de Acción el cuándo, el cómo y quién realizará cada actividad responde a una determinada estrategia, a decisiones tomadas tras un análisis de mercado y de datos económicos. Los objetivos empresariales pueden ser a corto y a largo plazo y es importante diferenciarlos teniendo en cuenta si son anuales, bianuales, etc.
Y es que el principal objetivo de cualquier empresa es la obtención de beneficios. Para ello, todas necesitan proyectar su crecimiento a lo largo de los años. Sin embargo, en la mayoría de compañías, el frenético día a día hace que, en la práctica, pensar en el largo plazo resulte una misión casi imposible.
La solución más sencilla es compartimentar la empresa en varias áreas, de manera que unas se ocupen a las tareas de “apagafuegos” y las otras se centren en pensar en su crecimiento futuro. En este último caso, la mejor opción es elaborar un plan de acción para tu negocio. Toma nota:
Reúne a tu equipo y plantea un ‘brainstorming’
Está demostrado que las tormentas de ideas (más conocidas como brainstorming) son las reuniones más eficaces y productivas de un equipo de trabajo. En ellas, los diferentes miembros plantean soluciones para problemas específicos. Se apunta todo, incluso aquellas ideas que no tienen sentido o parecen absurdas.
Una vez acabada la reunión, una persona que coordina estas tareas se encarga de poner todas las ideas de común y sacar las conclusiones de la reunión. De este modo, se definen los objetivos de la empresa de común acuerdo, juntando las sensibilidades de todos los miembros del equipo. Y aunque a priori parezca una pérdida de tiempo, en realidad es más productivo de lo que crees.
Definir los objetivos
Una vez hayas conocido todas las opiniones de tus compañeros, es momento de establecer las metas del negocio: hacia dónde tiene que avanzar la empresa, sus objetivos económicos, dónde se quiere situar dentro del sector, etc.
Si no consigues establecer estos objetivos de antemano, no sabrás cómo ejecutar el plan de acción. Es importante, por tanto, para conocer dónde nos situamos y cuál es el objetivo en mente. De ello dependerá que el resto de tareas se ejecuten de la manera correcta. Ni que decir tiene que las metas deben ser realistas y alineadas con la estrategia del negocio.
Define tu público objetivo
Aunque esta tarea puede encuadrarse dentro de los objetivos, lo mejor es dejarlas fuera por su importancia. Una empresa no es nadie sin sus clientes. De nada sirve abordar una visión de negocio realista y entusiasta si no nos dirigimos a las personas adecuadas.
Por eso, es importante definir nuestro target presente y futuro, es decir, las personas a las que dirigiremos nuestro mensaje y nuestros productos.
Detallar cada una de las tareas para alcanzar los objetivos
Una vez hayamos pensado en cuáles son los objetivos es momento de detallar todas las tareas necesarias para alcanzarlos. Estas deben estar suficientemente detalladas y deben ser específicas para cubrir todos los escenarios posibles.
Hay muchas formas de elaborar este listado de tareas. Lo más sencillo es elaborar una especie de checklist donde se vayan apuntando todas las tareas y si se han completado o no. Y si quieres tener información más completa, puede ser interesante elaborar diagramas de Gantt, con sus fechas de inicio y fin, los tiempos previstos y su grado de completitud.
Determina tus recursos
El siguiente paso es determinar con qué recursos cuentas para abordar este plan, y asignarlos a tareas específicas. Lo más recomendable es asignar a los trabajadores a las tareas que más se ajusten a sus habilidades, conocimientos y, por supuesto interés.
De lo contrario, tus trabajadores serán poco productivos, estarán desmotivados y sin ningún aliciente para ejecutar el plan de acción de acuerdo a las necesidades de la empresa.
Ejecuta el plan y establece puntos de control
Es el paso más importante para completar un plan de acción en la empresa, y donde de verdad se perciben los frutos de los pasos anteriores: la ejecución del plan de acuerdo a todo lo definido anteriormente. Ha llegado el momento, así que no te preocupes y lánzate.
Pero no acaba aquí la cosa. Cada cierto tiempo, es importante contar con puntos de control, por ejemplo trimestral o semestralmente. Así sabrás si las metas están bien definidas o no, y qué mejoras se pueden implementar para alcanzar los objetivos de forma mucho más eficiente.